Najlepsze konferencje inspirują delegatów wciągającymi prezentację. Oferują wspaniałą możliwość nawiązania cennych kontaktów. Zachęcają do nowych pomysłów. Konferencja powinna być stymulująca, interaktywna i angażująca na każdym poziomie. Jest to możliwe, nawet jeśli masz mniejszy budżet. Organizacja takiej konferencji stanowi nie lada wyzwanie.
Najważniejsi są uczestnicy.
Pamiętaj, że uczestnicy są najważniejsi. Dlatego koniecznie odpowiedz sobie na kilka podstawowych pytań:
- Dlaczego delegaci biorą udział w danej konferencji?
- Jaki jest główny cel konferencji?
- Jaką wiedzę i umiejętności mają z niej wyjść uczestnicy?
- W jaki sposób można je przekazać?
Czas uczestników jest niezwykle cenny. Musisz więc zadbać o to, aby jak najlepiej wykorzystali każdą minutę konferencji. Postaraj się dogłębnie poznać grupę docelową. Zastanów się, jakie są ich potrzeby i oczekiwania. Każdy aspekt konferencji powinien wnosić jakąś wartość.
Tematy konferencji
Konferencje mogą być naprawdę ekscytujące. Pod warunkiem, że wybierzesz odpowiednie tematy. Wtedy delegaci mogą odkrywać, dzielić się i omawiać nowe pomysły i idee. Skoncentruj się na niszy rynkowej. W ten sposób wzbudzisz zainteresowanie uczestników. Możesz na niej oprzeć promocję imprezy. Jeśli jasno zdefiniujesz temat, wszystkie komunikaty marketingowe staną się o wiele bardziej skuteczne.
Budżet
Zastanów się, jakim budżetem dysponujesz. Pieniądze są ważnym czynnikiem. Musisz być bardzo dokładny, aby nie przekroczyć budżetu. Zastanów, czy chcesz zorganizować jednodniową, czy dwudniową konferencję. Czy będzie odbywać się w tylko jednej sali, czy kilku. Obliczając koszty, koniecznie weź pod uwagę:
- miejsce konferencji,
- catering,
- niezbędny sprzęt,
- hotel, transport itp.
- rozrywka,
- przygotowanie materiałów reklamowych,
- zespół ds logistyki i organizacji eventów.
Data i miejsce
Lokalizacja odgrywa bardzo ważną rolę. Umów się na spotkania z właścicielami sal. Wtedy możesz obejrzeć potencjalne miejsca, samodzielnie negocjować umowę i oszczędzić sporo miejsce. Zobacz, jak wygląda dana sala konferencyjna w Krakowie. Zwróć uwagę na to, w jakim stylu została zaprojektowana i ile osób może się w niej zmieścić.
Upewnij się, że spełnia wszystkie Twoje potrzeby. Pamiętaj, że centrum konferencyjna powinno oferować udogodnienia dla osób niepełnosprawnych.
Sprawdź, czy miejsce jest wystarczająco duże. Nie chodzi tutaj tylko o główną salę widowiskową, ale również inne pomieszczenia wystawowe i rozrywkowe.
Kiedy już wiesz, gdzie chcesz zorganizować konferencję, zarezerwuj datę. Najczęściej tego typu wydarzenia odbywają się od marca do listopada. Letnie konferencje są często odwoływane ze względu na urlopy. Wybierz wstępnie kilka dat, na wypadek gdyby preferowane miejsce było niedostępne w danym dniu. Postaraj się, by Twoja konferencja nie kolidowała z innymi ważnymi wydarzeniami.
Zwróć uwagę na udogodnienia, takie jak sprzęt oświetleniowy i audiowizualny, catering, głośniki, mikrofony i Wi-Fi. Zobacz, gdzie znajdują się gniazdka do ładowania urządzeń elektronicznych.
