Efaktura to bez wątpienia jeden z wynalazków, który już na zawsze zmienił sposób funkcjonowanie firm księgowych, ale również innych firm, dla których wystawianie faktur jest rzeczą codzienną. Faktury elektroniczne sprawiają, że życie przedsiębiorcy staje się choć trochę łatwiejsze.
W jakim formacie powinna być wystawiona efaktura?
Zgodnie z obowiązującym prawem nie ma znaczenia, w jakim formacie zostanie wygenerowana oraz przesłana faktura elektroniczna. Warto jednak w tym miejscu spojrzeć dokładniej na jedną rzecz. Rozróżniamy dwa rodzaje formatów plików: otwarte oraz zamknięte. Pliki otwarte można dowolnie edytować za pomocą najprostszego edytora tekstu i podesłać dalej. W przypadku formatów zamkniętych nie ma możliwości edycji żadnych danych. Są to zatem formaty znacznie bezpieczniejsze, gdyż na zawartość dokumentu odpowiada osoba, która wystawia daną fakturę. Nie ma możliwości, że dane zostaną zmienione i podesłane dalej przez osoby postronne. Najbardziej powszechnym formatem zamkniętym jest PDF. Jest on otwierany praktycznie przez każdy komputer, więc nie ma obaw, że nie zostanie otworzony przez nasze biuro księgowe lub kontrahenta.
Czy faktury elektroniczne są bezpieczne?
Efaktura została stworzona już kilkanaście lat temu. Od tego czasu zmieniło się bardzo dużo, jeżeli chodzi o bezpieczeństwo plików fakturowych. Systemy, dzięki którym generujemy takie faktury, mają bardzo dużo usprawnień, które pozwalają na zidentyfikowanie użytkownika, który wystawia fakturę. Poza tradycyjnymi formami logowania do systemu (login oraz hasło), użytkownik może zostać poproszony o odpowiedź na pytania, które został zdefiniowane na początku zakładania konta przez właściciela. Bardzo często zdarzało się, że osoba włamująca się na konto musiała zaniechać działań, gdyż mimo znajomości loginu oraz hasła, nie znała odpowiedzi na pytania weryfikujące. W ten sposób nie zyskała ona dostępu do bazy faktur oraz nie miała możliwości wystawienia nowej faktury, który mogłaby obciążyć konto bankowe.
Zgoda na otrzymanie faktur elektronicznych
Bardzo ważną rzeczą, którą należy zrobić przed samym generowaniem faktur elektronicznych, jest pozyskanie zgody odbiorcy, że podeślemy ją w formie cyfrowej. Nie musi to być zgoda pisemna, lecz odbiorca musi wiedzieć, że trafi do niego faktura elektroniczna. Stanowi to niekiedy duży problem, gdyż sprzedawca wystawia fakturę w formie elektronicznej, lecz odbiorca nie chce jej przyjąć, gdyż działa na tradycyjnym modelu faktur papierowych. Sprzedawca musi wtedy anulować fakturę i wygenerować ją w formie tradycyjnej. Jest to zbędna praca, która nie byłaby konieczna, jeżeli zostałaby uprzednio wyrażona zgoda na wystawienie faktury elektronicznej.
Bardzo ważną rzeczą jest również wybór samego systemu do generowanie faktur online. Musi on przede wszystkim wykazać się stabilnością i niezawodnością w działaniu. Każda efaktura z www.afaktury.pl charakteryzuje się czytelnością oraz sporą ilością informacji, które są przydatne w księgowaniu danego dokumentu przez biuro rachunkowe.
