Sprawny i efektywny obieg dokumentów w firmie. Jak go stworzyć?
Biznes codzienny

Sprawny i efektywny obieg dokumentów w firmie. Jak go stworzyć?

Dokumenty są podstawowym atrybutem działalności każdej współczesnej firmy. Można dziś pracować w oparciu o dokumenty papierowe lub zdecydować się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który opiera się na cyfrowych odpowiednikach tradycyjnych dokumentów. Mimo tego, że firmy mają wybór, jedno z tych rozwiązań zdecydowanie góruje nad drugim. Tym lepszym i korzystniejszym jest oczywiście elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala znacząco usprawnić i ulepszyć obieg dokumentów w firmie.

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów jest najlepszym rozwiązaniem?

Firmy, które pracują w oparciu o papierową dokumentację, doskonale zdają sobie sprawę z jej niedoskonałości. Dokumenty na tradycyjnym nośniku nie tylko zagracają przestrzeń i wprowadzają na biurkach pracowników bałagan i nieporządek, ale są także bardzo trudne w organizacji. Aby przechowywać je zgodnie z regułami, należy stworzyć archiwum, wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za ich archiwizację oraz ponosić stałe wydatki na zakup papieru, tuszu do drukowania oraz utrzymanie i serwisowanie całej infrastruktury drukarskiej.

Wszystko to wiąże się nie tylko z wydatkami, które pomniejszają dochody przedsiębiorstwa, ale także z szeregiem problemów. Dokumenty papierowe są szczególnie narażone na zniszczenie, przeoczenie czy zgubienie. Przechowywane na biurkach, w teczkach i na półkach ich treść jest dostępna właściwie dla każdego, w tym także osób postronnych, które nie powinny mieć w nie wglądu. Dokumenty papierowe przysparzają sporo problemów także samym pracownikom, którzy nierzadko muszą tracić wiele cennych minut na poszukiwanie potrzebnych pism, ich przekazywanie między sobą, a także wysyłanie pocztą do zewnętrznych instytucji.

W efekcie, zamiast skupić się na produktywnej pracy, pracownicy tracą czas na czynności, które nie przynoszą firmie żadnych wymiernych korzyści. Nic więc dziwnego, że świadome tych problemów przedsiębiorstwa poszukują na nie remedium. Okazuje się nim być elektroniczny obieg dokumentów w firmie, który pozwala na wyeliminowanie wszystkich bolączek związanych z dokumentami papierowymi oraz ich obiegiem.

Sprawny i efektywny obieg dokumentów w firmie. Jak go stworzyć?

Jak skutecznie wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Elektroniczny obieg dokumentów jest rozwiązaniem, na które z miesiąca na miesiąc decyduje się coraz więcej firm. Warto pójść w ich ślady tym bardziej, że jego wdrożenie nie wymaga ani dużych wydatków, ani wysiłku. W pierwszej kolejności warto zapoznać się z korzyściami, jakie oferuje to nowoczesne i przyszłościowe rozwiązanie, a następnie wybrać i wprowadzić do firmowego ekosystemu informatycznego system zarządzania dokumentami (DMS). Jest to specjalistyczne oprogramowanie informatyczne, które pozwala na realizowanie wszystkich założeń EOD.

Ogromna popularność elektronicznego obiegu dokumentów sprawiła, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest całkiem sporo systemów klasy DMS. Firmy, które chcą od razu postawić na najlepszy z nich, powinny zainteresować się w szczególności platformami low-code. Łączą one w jednym oprogramowaniu funkcjonalność BPA, BPM, DMS, elektronicznego obiegu dokumentów, workflow i RPA.

Najlepsze z nich pozwalają ponadto na skuteczne zarządzanie zmianą - z natychmiastowym rezultatem i na dowolnym etapie cyklu życia aplikacji, co pozwala dostosowywać zarówno dopiero tworzone narzędzia IT dla biznesu, jak i te z nich, które zostały już wdrożone w środowisku produkcyjnym. Wszystko to bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem jedynie tam, gdzie jest to potrzebne i technicznie uzasadnione.

Więcej informacji znajdziecie w artykule: https://marketingibiznes.pl/luzne/elektroniczny-obieg-dokumentow-dlaczego-warto-go-wdrozyc/

Zobacz więcej podobnych postów