Telefon wykorzystuje się dziś zarówno w życiu prywatnym, jak i w biznesie. W tym drugim przypadku służy on obsłudze klientów, pozyskaniu ich zaufania oraz udzielaniu informacji niezbędnych klientowi do rozwiązania konkretnego problemu. IVR to nowoczesna usługa, dzięki której firmy mogą jeszcze sprawniej komunikować się ze swoimi klientami oraz znacznie usprawnić proces zarządzania połączeniami telefonicznymi.
Czym jest IVR i dlaczego warto wykorzystywać go we współczesnym biznesie?
IVR – inteligentny system odpowiedzi głosowej w firmie
IVR, czyli „Interactive Voice Respond” ma za zadanie usprawnienie biznesowej komunikacji telefonicznej. Z jego dobrodziejstw korzystają głównie firmy i przedsiębiorcy. Pozwala on na posiadanie jednego numeru telefonu oraz przekierowanie dzwoniącej na niego osoby do odpowiedniej osoby lub działu. IVR sprawia ponadto, że dzwoniący na numer firmowy klient nie usłyszy sygnału zajętości i może zostać szybciej obsłużony przez właściwego konsultanta.
Inteligentna odpowiedź głosowa, czyli IVR, to bardzo proste w obsłudze rozwiązanie, które jest udostępniane w ramach usługi voice API. Klient dzwoniący na numer firmy zamiast tradycyjnego sygnału oczekiwania natychmiast słyszy przywitanie oraz informację o tym, gdzie się dodzwonił. Następnie jest proszony o wybór na klawiaturze odpowiedniego numeru przypisanego do konkretnej osoby lub działu.
Dzięki takiemu rozwiązaniu osoba dzwoniąca ma możliwość natychmiastowego skontaktowania się z właściwym konsultantem oraz uzyskania informacji, które są jej niezbędne do finalizacji transakcji lub rozwiązania innego problemu. Po wybraniu odpowiedniej opcji z klawiatury numerycznej lub wypowiedzeniu określonego polecenia jego telefon natychmiast trafi bowiem do odpowiedzialnej za daną usługę osoby.
IVR we współczesnym biznesie – najważniejsze korzyści
Najistotniejszą korzyścią, która wiąże się z wykorzystaniem usługi IVR we współczesnym biznesie, jest przede wszystkim znaczna redukcja czasu, który klient poświęca na skontaktowanie się z firmą. Korzystając z jednego, łatwego do zapamiętania numeru telefonu, klienci nie muszą bowiem wyszukiwać telefonu do konkretnego działu lub dzwonić na pierwszy znaleziony numer i prosić o przekierowanie jego połączenia do właściwej osoby. Dzięki IVR i oferowanych opcjach wyboru upływa więc znacznie mniej czasu pomiędzy samym wybraniem numeru, a rozwiązaniem problemu konkretnego użytkownika.
Kolejną zaletą jest także brak konieczności ponawiania prób kontaktu w sytuacji, kiedy na nasz numer telefonu dzwoni więcej osób. W ramach usługi IVR klient ma bowiem do dyspozycji jeden numer telefonu do firmy, na który dzwoniąc ma szanse uzyskać wszystkie potrzebne mu informacje. W razie, gdyby w tym samym czasie z firmą kontaktowało się więcej osób IVR pozwala na kolejkowanie połączeń oraz bieżące informowanie dzwoniących o ich miejscu w kolejce dzwoniących. Korzystanie z takiej usługi to wyraz troski i poszanowania czasu klientów oraz dowód profesjonalnego podejścia firmy do odbiorców jej usług.
Korzystanie z IVR w ramach voip API daje także naszym dzwoniącym możliwość wyboru. Klient słysząc bowiem w słuchawce informację o innych osobach czekających na połączenie może zadecydować, czy ma wystarczająco dużo czasu, aby zaczekać na linii na swoją kolej, czy tez może preferuje skontaktować się z firmą w innym, bardziej dla niego dogodnym momencie.
